¡Hola! Si estás aquí es porque quieres saber cómo utilizar Power Automate para no emitir constancias ni certificados editando archivos uno por uno. Hoy aprenderemos en conjunto a cómo podemos emitir certificados en PDF de manera virtual para hacerlos llegar a nuestra audiencia. ¡Vamos a por ello!
¿Cuáles son los requisitos?
A continuación, te mencionaré lo que necesitarás para construir esta demostración:
Primero, necesitas una plantilla de un certificado, para ello puedes descargarla desde aquí para poder continuar con la demostración.
Segundo, necesitas acceder a tu cuenta de OneDrive para Empresas y crear una carpeta llamada "Emisión de Certificados" donde alojarás la plantilla del certificado hecha en Microsoft Word, previamente descargada.
Finalmente, vas a crear un Formulario en Microsoft Forms, para ello agregarás 5 preguntas, las cuales son las siguientes:
¡Ahora sí, empecemos!
Antes de relajarnos con una cerveza o vino debemos empezar la creación, y para ello nos dirigimos al portal de Power Automate y dar clic en "Crear".
A continuación, tendremos una galería sobre como podremos crear un flujo, para esta demostración seleccionaremos "Flujo de nube automatizado" porque nos permitirá escoger y ejecutar acciones a partir de un evento o desencadenador.
Como todo lo que creamos debemos darle un nombre, en mi caso colocaré "Emisión de Certificados" y elegiremos un desencadenador llamado "Cuando se envía una respuesta nueva - de Microsoft Forms". Este desencadenador reconocerá de manera automática cuando alguien responda en nuestro formulario ejecutará las acciones que le indicaremos. Luego de todo ello, clic en "Crear".
¡Bienvenidos al editor de flujos de Power Automate! Desde aquí nosotros empezaremos a personalizar las acciones que deseamos automatizar, pero antes debemos configurar nuestro desencadenador. Para ello Nos está pidiendo que elijamos con cual formulario vamos a trabajar. Daremos clic en el el icono de desplegar y buscaremos el nombre de nuestro formulario que previamente hemos creado. En mi caso se llama "Quiero mi certificado".
Una vez elegido el formulario, daremos clic en "Nuevo paso" y buscaremos "Forms" en la barra de búsqueda. Luego, en la parte inferior nos listarán algunas acciones, de todas ellas seleccionaremos "Obtener los detalles de la respuesta".
Al igual que en el paso anterior, seleccionaremos el formulario que hemos creado y en el campo de "Id de respuesta" daremos clic en "Agregar contenido dinámico" y se nos aperturará una ventana emergente. Aquí veremos que nos mostrará una opción llamada "Id. de respuesta" la cual es la que debemos seleccionar.
Luego, daremos clic en "Nuevo paso" y buscaremos "Word Online (Empresas)" y dentro de la sección de acciones seleccionaremos una llamada "Rellenar una plantilla de Microsoft Word".
Los campos requeridos para rellenar la plantilla de Microsoft Word son las siguientes:
1. Ubicación - Seleccionaremos "OneDrive for Business".
2. Biblioteca de documentos - Seleccionaremos "OneDrive".
3. Archivo - Seleccionaremos la carpeta y buscaremos el archivo llamado "Certificado.docx" previamente descargado y cargado en una carpeta.
Pero de manera adicional nos figurarán 4 campos personalizados ¿Qué son estos campos? ¿Cómo llegaron allí?
Estos campos llamados "número, persona, programa y selección" son campos de ingreso de texto que tiene nuestro archivo de Microsoft Word previamente descargado, estos campos de texto se pueden crear activando la pestaña de desarrollador de Microsoft Word (Puedes encontrar un tutorial aquí). Finalmente, en Power Automate agregaremos el contenido dinámico que hemos obtenido con el detalle de la respuesta de Microsoft Form, y para ello los colocaremos en su respectivo orden.
Una vez referenciados los campos de la plantilla con el contenido dinámico, daremos clic a "Nuevo Paso" y buscaremos "OneDrive", de la lista de acciones seleccionaremos "Crear un archivo". Esta acción debe crear un archivo en una carpeta en OneDrive y para ello tendremos que brindarle unos datos dinámicos que veremos a continuación.
Primero indicaremos la ruta donde se almacenará el archivo, para ello seleccionaremos la carpeta y seleccionaremos la carptea que hemos creado (Que en mi caso se llama "Emisión de certificados"). Luego, añadiremos un contenido dinámico en el campo de "Nombre del archivo" y seleccionaremos el "Nombre completo".
Adicionalmente del contenido dinámico, tendremos que indicarle la extensión del archivo, el cual deberá ser ".docx", finalmente en contenido del archivo, agregaremos el contenido dinámico "Documento de Microsoft Word" que fue creado en el paso anterior al "Rellenar una plantilla de Microsoft Word".
Luego de corroborar todo, añadiremos un "Nuevo Paso" y buscaremos la acción de "Obtener contenido de archivo" del conector de OneDrive para la Empresa, con ello nos aseguramos de utilizar el contenido del archivo creado anteriormente.
Dentro del campo de "Identificador" agregaremos el contenido dinámico "Identificador" correspondiente al paso anterior de "Crear Archivo". Una vez finalizado, añadiremos un "Nuevo Paso".
A continuación, en el buscador seleccionaremos la acción llamada "Convertir documento de Word a PDF" del conector de "OneDrive para la Empresa".
Dentro del campo de Ubicación seleccionaremos "OneDrive for Business", en el campo de Biblioteca de documentos seleccionaremos "OneDrive" y finalmente en el campo archivo escribiremos la ruta completa de donde encontrará el archivo (Incluyendo el nombre y la extensión del archivo) pero colocando como contenido dinámico el "Nombre completo" que es un campo llenado en el formulario.
Con el paso anterior, sabemos que el PDF tendrá el nombre del usuario final, pero nos falta crear el archivo PDF, para ello añadiremos un "Nuevo Paso" y en el buscador agregaremos la acción llamada "Crear Archivo" del conector OneDrive para la Empresa.
Los campos que debemos considerar para la creación del archivo PDF son los siguientes: Ruta de acceso de la carpeta donde colocaremos la ruta de la carpeta creada anteriormente, Nombre del archivo donde agregaremos el contenido dinámico del "Nombre Completo" del formulario de Microsoft Form pero añadiendo al final la extensión ".pdf"
Finalmente, como contenido del archivo agregaremos un contenido dinámico el cual corresponde al paso de "Convertir un documento Word a PDF" seleccionando el "Documento PDF".
Ya tenemos el PDF, pero ahora tenemos que enviarlo al usuario final. Para ello, tendremos que nuevamente agregar un "Nuevo Paso" y buscar la acción de "Obtener contenido del archivo" del conector de "OneDrive para la Empresa".
Dentro del campo Archivo le agregaremos como contenido dinámico el "Identificador", pero del segundo paso llamado "Crear Archivo 2" que es el paso donde creamos el documento PDF.
Una vez listo, añadimos un "Nuevo Paso" donde buscaremos la acción llamada "Enviar un Correo electrónico V2" del conector de Office 365 Outlook.
En el campo "A" añadiremos un contenido dinámico, donde buscaremos el correo que nos indicó el usuario final en el formulario. Pero ¡CUIDADO! no es el que dice "Responder's Email", es un campo llamado "Ingresa tu correo electrónico" la cual es una pregunta personalizada dentro del formulario. Si no lo logran ver, fíjense en la opción de "Ver más".
En mi caso, como estaba escondida esa opción, di clic en "Ver más" y pude visualizar el contenido dinámico "Ingresa tu correo electrónico", el cual lo agregaré al campo "A".
En el campo de asunto y cuerpo pueden colocar un texto personalizado. Adicionalmente desplegarán la opción de "Mostrar opciones avanzadas" y les aparecerá una opción donde podrán indicar si el correo tendrá adjuntos. En nuestro caso, sí tendrá adjuntos porque deseamos que le llegue el Certificado en PDF al usuario final. Para ello, en los 2 campos agregaremos contenidos dinámicos.
En el campo de "Datos adjuntos nombre" y "Datos adjuntos" agregaremos los contenidos dinámicos llamados "Crear Archivo > Nombre para mostrar" y "Obtener contenido del archivo 2 > Contenido del archivo" consecutivamente.
No se olviden de "Guardar" el flujo con el botón en la parte superior derecha y ¡A probar nuestro flujo!
Luego de dar clic en "Probar" se nos apertura una barra lateral derecha conde tendremos dos opciones: Manual y Automática. En este caso, como nosotros vamos a probar de manera manual el flujo seleccionaremos "Manualmente" y daremos clic en "Probar".
Ahora registra una respuesta en el formulario que has registrado colocando tus datos, y verás que llegará un correo.
Este correo tendrá un adjunto y el adjunto será nuestro certificado en PDF.
Ocúpate de lo importante y automatiza el resto.
En conclusión, hoy hemos aprendido un flujo básico pero que puede ayudar a distintas empresas o personas que se dedican a la educación. Te invito a que compartas esta demostración y así ayudemos a muchos más optimizando sus procesos de documentación con las herramientas que Microsoft ofrece.